Tableaux de Bord (ou « Dashboards »)

Le tableau de bord est un outil de pilotage à la disposition d’un responsable ou de son équipe pour prendre des décisions et agir en vue de l’atteinte d’un but qui concourt à la réalisation d’objectifs stratégiques. C’est un outil d’aide au management pour piloter (orienter les évolutions et les effets du fonctionnement d’un système), animer une équipe en développant une réflexion collective, et organiser dans le but d’utiliser au mieux les ressources.

Cet article présente les différents types de tableaux de bord de l’entreprise, leur contenu, les intérêts de mettre en place un tableau de bord ainsi que la méthodologie type de mise en place.

Qu’est-ce qu’un tableau de bord ?

Le tableau de bord est un outil de pilotageà la disposition d’un responsable ou de son équipe pour prendre des décisions et agir en vue de l’atteinte d’un but qui concourt à la réalisation d’objectifs stratégiques. C’est un outil d’aide au management pour piloter (orienter les évolutions et les effets du fonctionnement d’un système), animer une équipe en développant une réflexion collective, et organiser dans le but d’utiliser au mieux les ressources.

En fonction des éléments à surveiller et des objectifs de l’entreprise, il existe différents types de tableaux de bord.

On peut en citer quelques-uns :

Tableau de bord de gestion

Un tableau de bord de gestion est un outil de supportà la prise de décision dans une entreprise. Son rôle est de présenter de manière claire et structurée toutes les informations importantes nécessaires à la gestion de l’entreprise.

Un tableau de bord de gestion est un échantillon réduit d’indicateurs permettant à un gestionnaire de suivre l’évolution des résultats, les écarts par rapport à des valeurs de référence (objectifs fixés, normes internes ou externes, références statistiques), le plus possible en temps réel, en se concentrant sur ceux qu’il considère comme les plus significatifs.

Tableau de bord prospectif

Le tableau de bord prospectif permet de valideret d’ajuster la stratégie; le tableau de bord de pilotage permet de mettre l’opérationnel au service de la stratégie.

Le tableau de bord prospectif est un tableau de bord qui intègre des gains tangibles et non mesurables, pour relier les nouvelles capacités d’évolution qualitative de l’Entreprise aux résultats financiers de celle-ci.

Tableau de bord de pilotage

Un tableau de bord de pilotage est constitué d’un ensemble d’indicateurs définis, de procédures de collecte d’information et de procédures d’exploitation (utilisation des résultats). Il permet de répondre aux objectifs de managementsuivants :

• • évaluer la performance,
  • réaliser un diagnosticde la situation,
  • communiquer,
  • informer,
  • motiverles collaborateurs,
  • progresserde façon continue.

Contenu d’un tableau de bord

Un tableau de bord consiste à concilier des exigences apparemment contradictoires, à savoir :

• Retenir peu d’indicateur mais tous ceux qui sont essentiels ;
• Personnaliser le tableau de bord pour son destinataire tout en respectant une présentation homogène ;
• Abréger les informations en passant d’un niveau à un autre en facilitant le dialogue entre les responsables de ces différents niveaux.

Le tableau de bord contient des indicateurs et des graphiques.

Ces indicateurs répondent à certains critères préalablement sélectionnés qui doivent être :

• Claireset simples,
• Significatifset durables,
• Cohérentsentre eux,
• Personnalisés : l’opérationnel concerné doit y reconnaître ce qui le différentie des autres centres de responsabilité et ce qui traduit le résultat de ses efforts et de la qualité de sa gestion.

D’un point de vue technique, les indicateurs prennent la forme :

• D’indicateurs physiques (quantité, heures machines, heures travaillées, visites effectuées) ;
• D’indicateur financiers se rapportant aux coûts, aux produits et services, aux marges, aux résultats ;
• De ratios ;
• D’indicateurs relatifs à l’environnement (évolution de la concurrence, évolution des statistiques relatives au coût de la vie) ;
• D’indicateurs relatifs à l’activité (quantités vendues ou fabriquées, chiffre d’affaire.

S’agissant d’une information destinée à des responsables opérationnels, les indicateurs doivent être, à chaque fois que cela est possible, présentés sous une forme physique. Ceux-ci sont en effet considérés comme étant plus explicites.

Les graphiques dans certains cas, peuvent mieux que des chiffres exprimer l’indicateur. Ceux-ci ne peuvent évidemment être le seul mode de présentation ; cependant, les graphiques peuvent compléter très utilement le tableau de bord.

La forme graphique est particulièrement adaptée à la présentation et doivent être prioritairement utilisés lorsque :

• La tendance qui se dégage a plus d’importance que la valeur absolue du dernier chiffre connu ;
• Il y a des corrélations entre divers phénomènes dont l’évolution simultanée ne pourrait être clairement appréciée dans des tableaux de chiffres.

Les exemples de graphiques pouvant figurer dans le tableau de bord sont nombreux. En voici quelques-uns :

• Courbe cumulative,
• Graphique semi-log arythmique,
• Graphique en dents de scie,
• Graphique en banderole,
• Graphique à coordonnées polaires,
• Graphique de Gantt.

Pourquoi mettre en place un tableau de bord au sein de l’Entreprise ?

Vue d’ensemble des éléments de performance de l’entreprise

Permettre une vue d’ensemble du businesset une meilleure prise de décisionsgrâce à une analyse chiffrée des indicateurs clés :

Disposer de toutes les informations au même endroitpermet une analyse et une compréhension complète des différentes problématiques, contrairement aux outils de reporting des différents logiciels utilisés séparément.

Automatiser la collecte et le traitement des données, et la mise à jour des indicateurs

Les tableaux de bord sont mis à jours automatiquement et de manière continue, en puisant les informations dans les différentes bases de données de l’Entreprise.

Ces informations sont souvent stockées dans une base de données intermédiaire, qui devient la source principale d’informations pour tout le monde. Le gain de temps effectué sur le travail de création de rapports et sur le rassemblement de données par chacun peut être utilisé pour analyser effectivement les indicateurs clés.

Utiliser des modes de représentation synthétique et clairs, conçus pour mettre en évidence des informations spécifiques

Les graphiques permettent de synthétiser l’information et procurent une interprétation rapide et aisée.

Responsabiliser les managers, et favoriser la communication des objectifs, stratégie, résultats et plans d’action au sein de l’Entreprise

Donner des objectifs clairs est primordial pour impliquer et responsabiliser au maximum les managers.

Le tableau de bord permet d’allouer les différents objectifssur les différentes personnes concernées. Chacun peut utiliser les leviers dont il dispose pour se rapprocher de son objectif et passer ses indicateurs à un niveau acceptable.

Le tableau de bord améliore également la communicationau sein de l’Entreprise car tout le monde parle le même langage et utilise les mêmes chiffres. De cette façon, des plans d’actions transverses peuvent être mis en place, et suivis dans le tableau de bord.

Méthodologie type de construction d’un tableau de bord

Identification du contexte

L’objectif de cette phase préparatoire est d’identifier le contexte c’est à dire la réalité de l’environnement concurrentiel, les forces et faiblesses de l’Entreprise, l’identification concrète des axes stratégiques et des points d’intervention qui vont justifier la mise en place d’un tableau de bord.

Analyse de l’environnement économique et de la stratégie de l’Entreprise afin de définir le périmètre et la portée du projet.

Analyse des structures de l’Entreprise pour identifier les processus, activités et acteurs concernés.

Conception du tableau de bord

C’est une démarche centrée sur le décideur de terrain en situation, point central du processus de décision et par conséquent du système de pilotage de la performance de l’Entreprise.

• Sélection des objectifs tactiques de chaque équipe en fonction de la stratégie générale ;
• Définition du tableau de bord de chaque équipe ;
• Choix des indicateurs en fonction des objectifs choisis, du contexte et des acteurs concernés ;
• Identification des informations nécessaires à la construction des indicateurs ;
• Construction du système de tableau de bord, contrôle de la cohérence globale.

Mise en oeuvre du tableau de bord 

A l’aide d’un outil de Business Intelligence (BI), concevoir les différents « visuels » de représentation de chaque indicateur retenu pour constituer le tableau de bord.

• Elaboration de la grille de sélection pour le choix des progiciels adéquats ;
• Mise en oeuvre des progiciels de BI utilisés pour la conception du tableau de bord ;
• Déploiement du tableau de bord au sein de l’Entreprise.

Amélioration permanente

Il s’agit de s’assurer au cours du temps que le tableau de bord répond toujours aux attentes et de chercher en permanence à l’améliorer le suivi permanent du système de pilotage.